Şirket Kuruluşu Hataları: Kuruculara Sonradan Zarar Verenler

En pahalı şirket kuruluşu hataları yıllarca görünmez kalır. Şirket büyür, müşteriler ödeme yapar ve kimse hisselerin hiç ihraç edilmediğini, fikri mülkiyetin hâlâ ayrılmış bir kurucu ortağa ait olduğunu veya şirketin kaçırılan bir yıllık rapor yüzünden idari olarak feshedildiğini fark etmez. Sonra bir yatırımcı due diligence (hukuki ve mali inceleme) yapar, bir alacaklı dava açar veya IRS bir soru sorar ve toparlama işi, baştan doğru yapmanın on katına mal olur. Aşağıda, şirket kuruluşu ve yapılandırma alanındaki çalışmalarımızda en sık düzelttiğimiz hataları ve her birinin nasıl düzeltildiğini bulacaksınız.

Şirketi kişisel banka hesabı gibi kullanmak

Bir LLC veya corporation, kişisel varlıklarınızı ancak siz onu ayrı bir tüzel kişilik olarak ele alırsanız korur. Kişisel harcamaları şirket hesabından ödemek, müşteri çeklerini kişisel hesaba yatırmak veya belge olmadan karşılıklı borç para vermek, alacaklının avukatına şirketin sizin alter egonuz olduğu argümanını verir. Mahkemeler bu çözüm yoluna tüzel kişilik perdesinin kaldırılması (piercing the corporate veil) der ve sonuçta şirket sahibi şirket borçlarından kişisel olarak sorumlu tutulur.

Çözüm sıkıcı ama etkilidir. İlk kuruş gelmeden önce şirketin EIN numarasıyla bir şirket banka hesabı açın. Kendinize belgelenmiş maaş veya kâr dağıtımı yoluyla ödeme yapın. Her sözleşmeyi yalnızca kendi adınızla değil, şirketin adıyla ve unvanınızla imzalayın. Şirketin parasını, kayıtlarını ve imzalarını sizinkilerden ayrı tutun; sorumluluk kalkanı da ayakta kalır.

Çok ortaklı bir şirketi el sıkışmayla yönetmek

İşletme sözleşmesi veya hissedarlar sözleşmesi olmayan iki veya daha fazla sahip, eyaletlerinin varsayılan kurallarıyla hareket ediyordur; bu kurallar parayı kimin koyduğuna bakmaksızın kârı eşit bölebilir, herhangi bir üyenin şirketi bağlamasına izin verebilir veya rutin kararlar için oybirliği arayabilir. Asıl zarar, ortaklardan biri ayrılmak istediğinde ortaya çıkar. Bir pay alım mekanizması ve değerleme formülü olmadan çıkış, bir davaya veya rehine pazarlığına dönüşür.

Şirketinizin ortakları varsa ve imzalı bir sözleşme yoksa, işletme zaten faaliyette olsa bile şimdi bir sözleşme yapın. Çok üyeli bir LLC işletme sözleşmesinin neleri kapsaması gerektiği hakkındaki yazımız önemli koşulları listeler. Corporation’lar için bunun karşılığı, iç tüzükle (bylaws) birlikte bir hissedarlar sözleşmesidir; CLP’nin kurumsal yönetişim ve iç politikalar ekibi bunları her aşamadaki şirketler için hazırlar.

Belgesiz hisse vermek

İki yıldır “yüzde 40’a sahip” olan, ancak hiçbir zaman hisse senedi, pay birimi verilişi veya ihracı onaylayan bir yönetim kurulu kararı almamış kurucularla düzenli olarak karşılaşıyoruz. Bazen hisseler ilk çalışanlardan birine e-postayla vaat edilmiştir. Bazen bir danışmana “bir iki puan” alacağı söylenmiştir. Bu vaatlerin hiçbiri kendiliğinden hüküm doğurmaz ve her biri, yatırımcının avukatı belgelerle uyuşan bir hisse tablosu (cap table) istediğinde, ilk finansman turunda bir uyuşmazlığa dönüşür.

Kurucu hisselerini şirketin kurulduğu gün, bir kısıtlı hisse satın alma sözleşmesi, bir vesting (hak kazanımı) takvimi ve 30 gün içinde yapılan bir 83(b) seçimiyle ihraç edin. Sonraki her hisse verilişini yazılı bir sözleşme ve yönetim kurulu veya yönetici onayıyla yapın. Kurucu ortakların hisseyi nasıl paylaşması ve vesting’i nasıl kurgulaması gerektiği hakkındaki yazımız bu adımların her birini açıklar. Vaat edilen hisseler hiç ihraç edilmediyse, çözüm bunları şimdi güncel değer ve güncel koşullarla ihraç etmektir; bu da hisseyi alan kişi açısından beklediğinden farklı bir vergi sonucu doğurabilir.

Fikri mülkiyeti kurucularda bırakmak

Şirket, kurucularının ve yüklenicilerinin ürettiklerine otomatik olarak sahip olmaz. Yazılımın ilk sürümünü şirket kurulmadan önce yazan bir kurucu, yazılı bir devir belgesi bu kodu şirkete devredene kadar kodun kişisel sahibidir. Uygulamanızı geliştiren bağımsız bir yazılımcı, sözleşmede aksi belirtilmedikçe o uygulamanın telif hakkına sahiptir. Yatırımcılar ve şirket alıcıları bu hak zincirini satır satır kontrol eder ve sonradan ayrılmış bir kurucuyu ilgilendiren bir boşluk, bir anlaşmayı geciktirebilir veya tamamen bitirebilir.

Her kurucu, çalışan ve yüklenici, ilişkinin başında bir buluş devri ve gizlilik sözleşmesi imzalamalıdır. Ayrılmış katkı sahiplerinden, ilişki daha da bozulmadan şimdi imzalı bir devir belgesi alın. Diğer fikri mülkiyet hatası isimle ilgilidir: bir şirket adı seçip şirketi kurmak ve tanıtım materyallerini bastırmak, ama bunlardan önce kimsenin bu adın marka olarak kullanılabilir olup olmadığını kontrol etmemesi. Bu araştırma kuruluştan sonra değil, önce yapılmalıdır; ayrıntılar için marka araştırması ve ön inceleme sayfamıza göz atabilirsiniz.

Kayıtları, ruhsatları ve raporları atlamak

Kuruluş tek bir başvurudur. İyi durumda kalmak ise bir takvim işidir. Şirketler eyaletin yıllık veya iki yıllık raporunu kaçırır ve fark etmeden idari olarak feshedilir; bu da sorumluluk kalkanının ortadan kalkması ve bu boşluk süresince imzalanan sözleşmelerin itiraza açık hale gelmesi anlamına gelir. Delaware’de kurulan şirketler, fiilen faaliyet gösterdikleri Virginia veya New York’ta yabancı şirket olarak kayıt yaptırmayı unutur ve sorunu, bir mahkeme alacak tahsili davalarını görmeyi reddettiğinde fark eder. DC’deki işletmeler, District’in çoğu faaliyet için şart koştuğu Basic Business License olmadan açılır.

Bunların her biri için, genellikle geriye dönük ücretler ve cezalarla birlikte bir yeniden canlandırma (reinstatement) veya geç kayıt prosedürü vardır. Corporate Transparency Act kapsamındaki federal gerçek faydalanıcı bildirimi (beneficial ownership reporting) kuralları birden fazla kez değişmiştir; bu yazının yazıldığı tarih itibarıyla yerli şirketler bildirimden muaftır, ancak varsaymak yerine güncel kuralı teyit edin. Şirketi Delaware’de mi yoksa kendi eyaletinizde mi kurmanız gerektiği hakkındaki yazımız eyalet bazındaki yükümlülükleri ele alır.

Şirket kuruluşu hataları nasıl düzeltilir

Bu sorunların çoğu giderilebilir. Eksik hisseler, onaylayıcı bir yönetim kurulu kararıyla ihraç edilir. Eksik devir belgeleri imzalanır. Feshedilmiş şirketler yeniden faaliyete döndürülür. Kayıtsız yabancı şirketler, geriye dönük ücretler ödenerek kaydedilir. Geriye tarih atmaya (backdating) karşı kurallar katıdır; bu nedenle düzeltme, işlem o tarihte yapılmış gibi davranmak yerine olanı belgeler ve ileriye dönük olarak düzeltir. Bazı hatalar tamamen giderilemez: Kaçırılan bir 83(b) süresi telafi edilemez ve yanlış nedenlerle seçilmiş bir şirket türü, örneğin hiçbir zaman uygun olmayan yabancı bir sahibi bulunan bir S corporation, vergisel sonuçları olan bir yeniden yapılandırma gerektirebilir.

Bunların herhangi birini ele almanın en ucuz zamanı, bir finansman, satış veya dava konuyu zorunlu hale getirmeden öncesidir. Bir kuruluş incelemesi birkaç saat sürer ve imzalanacak belgeler ile yapılacak başvurulardan oluşan kısa bir liste ortaya çıkarır. Kurucuların çoğu bu listenin ne kadar kısa olduğuna şaşırır ve kapattığı risklerin ne kadar büyük olduğunu görünce rahatlar.

Şirketinizin kuruluş kayıtlarında eksikler olduğundan şüpheleniyorsanız, Capitol Law Partners dosyayı inceleyebilir, neyin eksik olduğunu tespit edebilir ve bir yatırımcı veya mahkeme bunu fark etmeden düzeltebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Şirket kuruluşu ve uyum sayfamıza göz atın veya randevu alın.