Kayyımın Yıllık Hesap Raporu Mahkemeye Neleri Göstermeli?

Kayyımın (conservator) yıllık hesap raporu, giren her doları, çıkan her doları ve geriye kalanı, her kalemin belgesiyle birlikte mahkemeye göstermelidir. Rapor, atamadan sonra sunduğunuz envanterden başlar, tahsilatları ve ödemeleri satır satır listeler ve banka ile aracı kurum ekstreleriyle mutabakatı yapılmış eldeki varlıklarla sona erer. Virginia’da hesap raporu hesap denetim komiserine (commissioner of accounts), Washington, DC’de Probate Division’a (miras dairesi), rolün malvarlığı vasisi (guardian of the property) olarak adlandırıldığı New York’ta ise bir mahkeme denetçisine (court examiner) verilir. İnceleyen kişinin görevi tutarsızlıkları bulmaktır ve başı derde giren kayyımlar nadiren para çalanlardır. Başı derde girenler, yaptıklarını belgeleyemeyenlerdir.

Envanter başlangıç noktasıdır

Yıllık hesap raporundaki her şey envantere dayanır. Envanter, göreve başladığınız tarihte kişiye ait olan her varlığı bir değerle birlikte listeler: o tarih itibarıyla hesap bakiyeleri, savunulabilir bir ekspertiz veya vergi değerlemesine göre gayrimenkuller, araçlar, önemli kişisel eşyalar ve her türlü gelir akışı. Virginia, envanterin göreve başlamadan itibaren dört ay içinde hesap denetim komiserine sunulmasını şart koşar. DC ve New York, envanteri veya başlangıç raporunu kendi takvimlerine göre ister ve her ikisi de aylarla ölçülür.

Bunu doğru yapın; çünkü sonraki her hesap raporu bir öncekinin kapanış bakiyesiyle açılır, ilk hesap raporu da envanterle açılır. Atlanmış bir hesap veya değeri düşük gösterilmiş bir ev, düzeltilmiş bir envanterle giderilene kadar her başvuruda karşınıza çıkar.

Kayyımın yıllık hesap raporu neleri içerir

Biçimi mahkeme veya komiser belirler, ancak içerik her yerde aynıdır:

• Başlangıç bakiyesi: dönem başında eldeki varlıklar; bir önceki hesap raporuyla veya envanterle örtüşmelidir.
• Kalem kalem tahsilatlar: her emekli maaşı yatışı, kira ödemesi, temettü, iade ve satış geliri, tarihi ve kaynağıyla birlikte.
• Kalem kalem ödemeler: her ödeme, tarihi, alıcısı, tutarı ve amacıyla birlikte. Bakım kurumu faturaları, tıbbi masraflar, vergiler, sigorta, teminat primi ve mahkeme onaylamışsa kendi ücretiniz.
• Yatırımlardaki kazanç ve kayıplar ile satılan veya edinilen varlıklar.
• Kapanış bakiyesi: eldeki varlıklar ve her hesap için güncel ekstreler.
• Başlangıç bakiyesi artı tahsilatlar eksi ödemelerin kapanış bakiyesine eşit olduğunu gösteren bir mutabakat.

Virginia’daki komiser, ödemeler için ödeme belgeleri (vouchers), yani makbuzlar veya tahsil edilmiş çekler, ve dönemin tamamını kapsayan banka ekstreleri bekler. DC ve New York’taki inceleyiciler de aynı destekleyici belgeleri bekler. Bir makbuz sunamıyorsanız, ödemeyi inceleyicinin doğrulayabileceği bir şekilde açıklamaya hazır olun. Kayyımlık alanındaki çalışmalarımız kapsamında bu hesap raporlarını müvekkillerimiz için hazırlıyor ve daha sık olarak da yeterli destekleyici belge olmadan sunulmuş raporları düzeltiyoruz.

Hesap raporunu kim inceler ve neye bakar

Virginia’da hesap denetim komiseri raporu denetler ve circuit court’a (eyalet ilk derece mahkemesi) rapor verir. DC’nin Probate Division’ının kendi denetim personeli vardır. New York bir mahkeme denetçisi görevlendirir. Her biri aynı şeylere bakar: kayyıma veya aile üyelerine yapılan ödemeler, açıklaması olmayan nakit çekimler, iki tarafta eşleşmeyen hesaplar arası transferler, kişinin ihtiyaçlarıyla örtüşmeyen harcamalar ve bir satış veya mahkeme kararı olmadan bir hesap döneminden diğerine kaybolan varlıklar.

İnceleyiciler raporu ayrıca kararla da karşılaştırır. Karar, gayrimenkul satışı veya bağış yapılmadan önce mahkeme onayı alınmasını gerektiriyorsa ve hesap raporu, dosyada onay bulunmadan bunlardan birini gösteriyorsa, bir gerekçe gösterme bildirimi (show-cause notice) bekleyin. İnceleyici hasmınız değildir, ama muhasebeciniz de değildir; sorular size geri gelir ve bunlar yanıtlanana kadar hesap raporu onaylanmaz.

İlk günden itibaren tutulması gereken kayıtlar

Kayıtlar varsa hesap raporu kolaydır, yoksa neredeyse imkânsızdır. Tüm tahsilatlar ve ödemeler için kişinin adına açılmış, sizin kayyım olarak yer aldığınız tek ve yalnızca bu işe ayrılmış bir hesap kullanın. Hiçbir ödemeyi nakit yapmayın. Her makbuzu aylara göre etiketlenmiş bir klasörde veya taranmış dosyada saklayın. Hesap raporunun gerektireceği sütunların aynısını içeren, basit bir tablo bile olsa, sürekli güncellenen bir defter tutun. Her mahkeme kararının, onayın ve önceki başvurunun kopyasını saklayın. Kendinize ödeme yapıyorsanız, bir çalışma saati kaydı ve ücreti onaylayan kararı saklayın. Bunu yapan bir kayyım yıllık hesap raporuna bir öğleden sonra ayırır; yapmayan ise bir yılı ekstrelerden yeniden kurgulamak için haftalar harcar. İlk aylardaki kurulum adımlarını bir ebeveynin mali işleri için nasıl kayyım olunacağını anlattığımız yazıda sıralıyoruz.

Hesap raporu geciktiğinde veya hatalı olduğunda

Geç sunulan rapor bir gerekçe gösterme emrine (show-cause order) yol açar; bu da kendinizi açıklayacağınız bir duruşma demektir. Tekrarlanan ihmal ya da paraların karıştırıldığını, belgesiz ödemeleri veya kendi lehine işlemleri ortaya koyan bir hesap raporu; görevden alınmaya, malvarlığına geri ödeme yapılması emrine (surcharge), teminata karşı bir talebe ve ciddi durumlarda cezai kovuşturma için bildirime yol açar. Mahkeme onayı olmadan bir aile bakıcısına ödeme yapmak gibi dürüst hatalar bile, inceleyici ödemenin kişinin yararına olduğunu doğrulayamazsa tazmin yükümlülüğü doğurabilir. Görevden alma ve sonrasındaki adımlar, kayyımlığın nasıl sona erdirileceğini veya kayyımın nasıl değiştirileceğini anlattığımız yazıda açıklanıyor.

Kişi vasisinin (guardian of the person) farklı bir belge sunduğunu da not edin: bu belge mali bir hesap raporu değil, kişinin durumuna ve yaşam koşullarına ilişkin bir rapordur. Virginia’da bu rapor yerel sosyal hizmetler dairesine verilir. Her iki atamayı birden üstleniyorsanız, her ikisini de kendi ayrı takvimlerine göre sunarsınız. Yasal vesayet sayfamız işin kişisel boyutunu ele alır.

İlk yıllık hesap raporunuzla karşı karşıya olan bir kayyımsanız ya da daha önce sunduğunuz bir rapor hakkında bir komiserden veya denetçiden sorular aldıysanız, Capitol Law Partners ile yapacağınız bir görüşmede hesap raporunu onaylanabilir hale getirebiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Sena Şahin. Bireyler, aileler ve işletme sahipleri için açık ve net hukuki rehberlik.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Kayyımlık envanterleri ve hesap raporları sayfamıza göz atın veya randevu alın.