Fikri Mülkiyet Denetimi Nasıl Yapılır? Şirketler İçin Adım Adım Rehber

Çoğu şirket üç soruya hızla cevap veremez: hangi fikri mülkiyete sahibiz, bu varlıklar gerçekten şirket adına mı kayıtlı ve bir sonraki son tarih ne zaman? Fikri mülkiyet denetimi (IP audit) bu soruları yazılı olarak cevaplar. Her varlığın gücüne ilişkin bir hukuki görüş değildir; sırasıyla bir envanter, bir hak sahipliği kontrolü ve bir takvimdir. Yatırımcılar bunu due diligence (hukuki ve mali inceleme) sırasında, alıcılar şirket satın alımı sırasında ister; kimse yapmazsa eksikleri sizin yerinize bir rakip bulur. Fikri mülkiyet portföy yönetimi ekibimiz her yeni müvekkille denetimi ilk adım olarak yürütür, çünkü sonraki her karar denetimin ortaya koyduklarına dayanır.

Fikri mülkiyet denetimi ne zaman maliyetini karşılar

Beş an bu emeğe değer. Bir finansman turundan önce, çünkü veri odasından fikri mülkiyet listesi ve bunların arkasındaki devir sözleşmeleri istenecektir. Bir satış veya birleşmeden önce, çünkü fikri mülkiyet sahipliğine ilişkin beyan ve garantiler, bunları imzalayan kişiler için kişisel risk taşır. Büyük bir lisans veya distribütörlük anlaşmasından önce, çünkü karşı taraf lisansladığınız şeyin sahibi olduğunuzu kontrol edecektir. Yabancı bir pazara girmeden önce, çünkü ilk başvuranın kazandığı ülkeler önce başvuran tarafı ödüllendirir. Ve bir kurucu veya baş geliştirici ayrıldıktan sonra, çünkü o kişi kimse fark etmeden bir şeyin sahipliğini beraberinde götürmüş olabilir.

1. adım: envanteri oluşturun

Dört sekmeli bir elektronik tabloyla başlayın.

Markalar: tescilli her marka, bekleyen her başvuru ve kullanımdaki tescilsiz her isim, logo, slogan ve ürün adı; tescil numarası, kayıtlı sahip, kapsanan mal ve hizmetler ve ülkelerle birlikte. Kullanmayı bıraktığınız markaları da ekleyin; bunların bir sonraki tescil sürdürme başvurusunda listeden çıkarılması gerekebilir.

Telif hakları: yazılım ve kaynak kod, web sitesi içeriği, pazarlama materyalleri, ürün kılavuzları, fotoğraflar, eğitim içerikleri ve ABD Telif Hakkı Ofisi’ne (Copyright Office) tescil ettirilmiş her şey. Her bir eseri kimin, hangi sözleşme kapsamında oluşturduğunu not edin.

Ticari sırlar ve gizli bilgiler: formüller, müşteri listeleri, fiyatlandırma modelleri, süreçler ve bunları koruyan önlemler. Hukuk, bir ticari sırrı ancak onu gizli tutmak için makul adımlar attıysanız korur; bu nedenle denetim yalnızca sırrı değil, atılan adımları da kaydeder. Neyin makul sayıldığını ticari sır koruması ekibimiz ele alır.

Alan adları ve sosyal medya hesapları: her alan adı, kayıt kuruluşu, kayıtlı sahip, yenileme tarihi ve giriş bilgilerini kimin kontrol ettiği. Sosyal medya hesap adları hukuki anlamda fikri mülkiyet değildir, ancak birini kaybetmek bir markaya, bir marka tescilini kaybetmek kadar zarar verir. Patentleriniz varsa, bunlar patent avukatının katkısıyla beşinci bir sekmede yer almalıdır.

2. adım: sahipliği ve hak zincirini doğrulayın

Denetimlerin sorunları bulduğu yer burasıdır. Her tescildeki kayıtlı sahibi şirketin güncel resmî unvanıyla karşılaştırın. Ardından her varlığın şirkete nasıl geçtiğinin izini sürün. Kurucu, şirketi kurmadan önce markayı kendi adına mı başvurdu? Logoyu serbest çalışan bir tasarımcı mı yaptı ve sözleşme bu hakkı devretti mi? Yazılımın çekirdeğini dışarıdan bir geliştirici mi yazdı ve sözleşmede telif hakkının derhal devrine (present assignment) ilişkin bir hüküm var mı? Şirketin unvanı değişti mi ya da şirket birleşti mi ve bu değişiklik USPTO’ya kaydettirildi mi?

Hak zincirindeki (chain of title) her kopukluk, bir alıcının fiyata yansıtacağı ve bir karşı tarafın istismar edeceği bir kusurdur. Şirketinizin fikri mülkiyetinin kime ait olduğu hakkındaki yazımız, bu boşluklara yol açan varsayılan kuralları ve bunların teyit edici devirlerle (confirmatory assignment) nasıl giderileceğini açıklıyor.

3. adım: süreleri ve durumu kontrol edin

Her marka için Section 8 dönemini, birleşik Section 8 ve 9 yenileme dönemini ve altı aylık ek süreleri kaydedin. Bekleyen her başvuru için açık bir ofis eylemi (office action) süresini ve kullanım niyetine dayalı başvurularda kullanım beyanı (statement of use) süresini kaydedin. Yabancı tesciller için yenileme tarihini ve varsa yerel kullanım şartını kaydedin. Alan adları için bitiş tarihini ve otomatik yenileme durumunu. Ardından her tarihin bir sorumlusu olduğunu ve USPTO yazışma adresinin hâlâ görevde olan bir kişiyi gösterdiğini teyit edin. İşleyiş fikri mülkiyet süre takibi rehberimizde anlatılıyor; denetimin görevi, takip sisteminde eksik olan tarihleri bulmaktır. Marka tarafında başvuru gerekiyorsa, marka yenileme ve tescil sürdürme ekibimiz işi oradan devralır.

4. adım: lisansları ve üçüncü kişi haklarını inceleyin

Fikri mülkiyete her iki yönde de dokunan tüm sözleşmeleri toplayın. Gelen yönde: yazılım lisansları, kodunuzdaki açık kaynak bileşenler ve lisans koşulları, stok görseller, yazı tipleri ve altında satış yaptığınız lisanslı markalar. Giden yönde: distribütör ve bayi sözleşmeleri, ortak markalama anlaşmaları, franchise veya lisans düzenlemeleri ve fikri mülkiyeti müşteriye devreden her müşteri sözleşmesi. Dışarıya verilen her marka lisansında kalite kontrol hükümleri bulunduğunu ve birinin bunları fiilen uyguladığını teyit edin; çünkü kontrol içermeyen bir lisans, markanın terki olarak değerlendirilebilir. Çalışanlar ve yüklenicilerle yapılan gizlilik sözleşmelerini ve iş sözleşmelerinin buluşların ve eserlerin devrine ilişkin hükümler içerip içermediğini kontrol edin.

5. adım: eksikleri belirleyin ve planı oluşturun

Envanter, hak sahipliği ve takvim elinizdeyken eksikler genellikle açıktır: kullanılan ama hiç tescil ettirilmemiş amiral ürün adı; satmayı bıraktığınız malları kapsayan bir tescil; artık tescilli markayla uyuşmayan yenilenmiş bir logo; hiç başvuru yapılmamış kilit bir yabancı pazar; devir hükmü olmayan bir yüklenici kodu; eski bir çalışan adına kayıtlı bir alan adı. Bunları risk altındaki gelire ve giderme maliyetine göre sıralayın ve bu sıralamayı gelecek yıl için bir başvuru ve düzeltme bütçesine dönüştürün.

Sonuç; bir yatırımcının avukatına teslim edebileceğiniz bir fikri mülkiyet listesi, sorumluları ve tarihleri belli bir eylem listesi ve onu kuran kişilerden daha uzun ömürlü olacak bir takip sistemidir. Denetimi her yıl ya da yukarıdaki beş tetikleyici olaydan her birinde tekrarlayın; bir portföy çoğu sahibin beklediğinden daha hızlı güncelliğini yitirir.

Bir finansman, satış veya yurt dışı lansmanı öncesinde şirketinizin neye sahip olduğunu net olarak görmek istiyorsanız, Capitol Law Partners fikri mülkiyet denetimini yürütebilir ve bulguları bir başvuru ve düzeltme planına dönüştürebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Fikri mülkiyet denetimi ve portföy yönetimi sayfamıza göz atın veya randevu alın.