Çalışan Gizli Dosyalarla Ayrıldı: İlk Olarak Ne Yapmalısınız?

Bir çalışanın gizli bilgileri aldığını fark ettikten sonraki hafta içinde bir şirketin yapabileceği en zararlı şey, dizüstü bilgisayarı silip başka birine vermektir. İkinci en zararlı şey ise sözleşmeleri kimse okumadan çalışanın yeni işverenini öfkeyle aramaktır. Ticari sır davaları ilk günlerde toplanan delillerle kazanılır, aynı dönemde yok edilen delillerle kaybedilir. Aşağıda, bir müvekkil şüpheli bir hırsızlık bildirdiğinde ticari sır koruması ekibimizin izlediği adımları, en çok seçeneği açık tutan sırayla bulacaksınız.

Her şeyi derhal koruma altına alın

Şüphenin ortaya çıktığı gün bir delil saklama talimatı (litigation hold) yayımlayın. Bu, ayrılan çalışanın hesaplarında, cihazlarında veya e-postalarında hiçbir silme, yeniden kurulum ve “temizlik” yapılmaması demektir. Dizüstü bilgisayarı, telefonu ve harici sürücüleri kullanımdan çekin ve delil zincirini (chain of custody) belgeleyecek nitelikli bir hizmet sağlayıcının bunların adli bilişim imajını almasını sağlayın. Bağlanan USB cihazlarını, kişisel bulut hesaplarına kopyalanan dosyaları, kişisel bir adrese gönderilen e-postaları ve bunları birbirine bağlayan zaman damgalarını gösteren şey bu adli imajdır. Dosyaları kendileri açan bilgi işlem personeli meta verileri değiştirebilir ve bu konuda çapraz sorguya tabi tutulur.

Çalışanın erişebildiği her sistemin erişim kayıtlarını çıkarın: dosya sunucuları, kod depoları, CRM, e-posta, bulut depolama. Bazı platformlarda kayıtların saklama süreleri kısa olduğundan bunları hemen dışa aktarın. Çalışanın ayrılmadan önceki son birkaç haftadaki faaliyetlerini kayıt altına alın; indirmelerin çoğu bu dönemde gerçekleşir.

Kimlik bilgileri şirket dizüstü bilgisayarında kayıtlı olsa bile çalışanın kişisel e-postasına, kişisel bulut hesaplarına veya kişisel cihazlarına erişmeyin. Bunu yapmak, şirketi federal ve eyalet bilgisayar erişimi ve gizlilik yasaları kapsamında sorumluluk altına sokabilir ve delilleri zehirleyebilir.

Sözleşmeleri ve politikaları toplayın

Başvurulabilecek talepler, çalışanın neleri imzaladığına bağlıdır. İş teklifi mektubunu, gizli bilgi ve buluş devir sözleşmesini, varsa müşteri ve çalışan ayartmama (non-solicitation) veya rekabet yasağı (non-competition) sözleşmesini, personel el kitabı onayını, gizlilik politikasını ve tamamlanmışsa işten ayrılış belgelerini toplayın. Uyuşmazlığın nerede görüleceğini belirleyen uygulanacak hukuku ve varsa tahkim veya yetkili mahkeme hükmünü not edin.

Çalışan hiçbir zaman gizlilik sözleşmesi imzalamadıysa ticari sır talebi kanun gereği yine de mevcuttur, ancak sözleşmenin ihlaline dayalı bir talep yoktur ve makul önlemler sorusu daha zor hale gelir. Bir programın bu andan önce kapatması gereken boşlukları ticari sırları korumak için makul önlemleri anlattığımız yazıda sıralıyoruz.

Hangi gizli bilgilerin alındığını belirleyin

Ayrılan bir çalışanın kopyaladığı her şey ticari sır değildir. Mahkeme, şirketten söz konusu bilgiyi somut olarak tanımlamasını ve bu bilginin gizli olduğu için değer taşıdığını ve korunduğunu göstermesini ister. Adli incelemenin tespit ettiği dosyaları kategorilere ayırın: gerçek ticari sırlar (kaynak kod, formüller, müşteriye özel fiyatlar, ürün yol haritaları), gizli ama sır niteliği taşımayan bilgiler (bir rakibe yardımcı olmayacak iç yazışmalar) ve çalışanın talep edilemeyecek genel bilgi birikimi. Davayı ilk kategori üzerine kurun. Fazla talepte bulunmak, şirketin her şeyi gizli saydığı, dolayısıyla hiçbir şeyi özel olarak korumadığı savunmasına davetiye çıkarır.

Tehdidi ve hedefi değerlendirin

Şirket gerçekte ne istiyor? Genellikle şunların bir birleşimini: dosyaların iadesi ve imhası, hiçbir şeyin kullanılmadığının veya paylaşılmadığının teyidi, yeni işverenin bunlara sahip olmadığı yönünde güvence ve zarar zaten gerçekleşmişse tazminat. Cevap, başvurulacak hukuki yolu belirler. Bilgi henüz kullanılmamışsa ve yeni işveren bunun varlığından habersiz olabilirse, iadeyi ve yeminli bir beyanı güvence altına alan hızlı bir talep en iyi sonuç olabilir. Bilgi zaten bir rakibin ürününe girmişse hedef ihtiyati tedbir ve tazminattır ve dava yoluna gidilir.

İhtarnameyi dikkatle gönderin

İhtarname eski çalışana ve çoğu durumda yeni işverene gönderilir; her ikisine de şirketin hakları, çalışanın yükümlülükleri ve dosyaların alındığına dair deliller konusunda bildirimde bulunur. Mektup, kısa bir süre tanıyarak delillerin korunmasını, iadeyi, imha edildiğine dair bir beyanı ve kullanılmadığına dair yazılı teyidi talep eder.

Üslup ve içerik önemlidir. Yeni işverene delillerin ötesine geçen beyanlarda bulunmak, hakaret (defamation) veya sözleşme ilişkisine haksız müdahale (tortious interference) gerekçesiyle bir karşı davaya yol açabilir. Mektup şirketin şüphelendiği şeyi değil, kayıtların gösterdiği şeyi belirtmelidir. Çalışanın işten çıkarılmasını talep etmekten de kaçınmalıdır; hukuka uygun talep, yeni işverenin bilginin kullanılmamasını sağlamasıdır.

Dava seçenekleri

Talep sorunu çözmezse Ticari Sırları Koruma Yasası (Defend Trade Secrets Act, DTSA) federal bir dava hakkı, eyalet hukuku da (Virginia ve District of Columbia’da Tek Tip Ticari Sırlar Yasası, New York’ta common law) buna paralel bir dava hakkı tanır. Hukuki çareler arasında kullanımı ve ifşayı durdurmak için geçici tedbir kararı (temporary restraining order) ve ihtiyati tedbir (preliminary injunction), fiili zarar ve sebepsiz zenginleşme için tazminat veya makul bir lisans bedeli, kasıtlı ve kötü niyetli haksız kullanım için artırılmış tazminat ve avukatlık ücreti ile delillerin aksi halde yok edileceği olağanüstü durumlarda DTSA kapsamında karşı taraf dinlenmeden verilen bir el koyma kararı (ex parte seizure order) bulunur.

İki sınırı belirtmek gerekir. DTSA kapsamındaki bir ihtiyati tedbir, bir kişinin bir işe girmesini yasaklayamaz; kişinin istihdamına getirilecek her türlü koşul, kişinin bilgiyi biliyor olmasına değil, fiili veya tehdit oluşturan bir haksız kullanıma (misappropriation) ilişkin delillere dayanmalıdır. Mahkemenin yeni görevin niteliğinden tehdit oluşturan bir haksız kullanım çıkarıp çıkarmayacağı (“kaçınılmaz ifşa” ya da inevitable disclosure teorisi) eyaletten eyalete değişir ve varsayılmamalıdır. Ayrıca DTSA kapsamındaki davalar, haksız kullanımın öğrenildiği veya makul olarak öğrenilmesi gerektiği tarihten itibaren üç yıl içinde açılmalıdır. Böyle bir davanın aşamalarını fikri mülkiyet ihlali davasında neler olduğunu anlattığımız yazıda açıklıyoruz.

Suç duyurusu ve sigorta

Özellikle yabancı rakipleri veya büyük çaplı veri sızdırmayı içeren ciddi hırsızlıklar, Ekonomik Casusluk Yasası (Economic Espionage Act) veya eyaletlerin bilişim suçları yasaları kapsamında federal veya eyalet kolluk makamlarına bildirilmeyi gerektirebilir. Suç duyurusu, kendine özgü artıları ve eksileri olan ayrı bir karardır; zira savcılar devreye girdiğinde şirket sürecin zamanlaması üzerindeki kontrolünü kaybeder. Sigorta poliçelerini de kontrol edin; bazı siber ve suç poliçeleri çalışanların veri hırsızlığını kapsar ve bildirim süreleri kısadır. Fikri mülkiyet davaları ve uyuşmazlık çözümü ve ticari dava ekiplerimiz hukuk davası tarafını yürütür ve uygun olduğunda suç duyurularını koordine eder.

Ayrılan bir çalışanın gizli dosyaları aldığından şüpheleniyorsanız, Capitol Law Partners ile bugün yapacağınız bir görüşmede, seçenekler kapanmadan delilleri güvence altına alabilir ve atılacak adımları belirleyebiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Ticari sırların haksız kullanımına müdahale sayfamıza göz atın veya randevu alın.